“¿Por qué no usamos un Excel más grande?” Es una pregunta que hemos escuchado más de una vez. Y no es mala pregunta. La respuesta, como casi todo en tecnología, es: depende.
No todas las empresas necesitan software a medida. Pero muchas empresas que podrían crecer más rápido están frenadas porque insisten en adaptar su operación a herramientas genéricas que no fueron diseñadas para ellas.
Veamos cuándo tiene sentido cada opción.
Qué es realmente el software a medida
Software a medida no es “un programa caro que hace lo mismo que uno barato”. Es un sistema diseñado específicamente para los procesos, reglas y flujos de tu negocio.
La diferencia es similar a la de un traje a medida vs uno de tienda:
- El de tienda cumple su función, es más barato y lo tienes hoy.
- El a medida se ajusta perfectamente a ti, dura más y te hace ver profesional.
- Pero si solo necesitas un polo para ir al gimnasio, el traje a medida no tiene sentido.
Cuándo el software genérico es suficiente
Un software estándar (SaaS, ERP de caja, CRM comercial) es la opción correcta cuando:
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Tu operación es estándar. Si tu proceso de ventas, facturación o gestión sigue las mismas reglas que el 80% de empresas de tu rubro, un sistema genérico probablemente cubra tus necesidades.
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No necesitas diferenciarte por tecnología. Si la tecnología es solo una herramienta de soporte (correo, contabilidad básica, gestión documental), no tiene sentido invertir en algo personalizado.
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Tu presupuesto es muy limitado y tu operación es pequeña. Con menos de 5 personas y procesos simples, herramientas como Notion, Trello o un Google Sheets bien organizado pueden ser más que suficientes.
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Necesitas resultados inmediatos. Un SaaS se contrata hoy y funciona mañana. Un desarrollo a medida toma semanas o meses.
Opciones genéricas que funcionan bien
| Necesidad | Herramientas recomendadas |
|---|---|
| CRM básico | HubSpot Free, Pipedrive |
| Facturación Perú | Nubefact, Efact |
| Gestión de proyectos | Notion, Monday, ClickUp |
| Contabilidad | ContaPyme, Alegra |
| Tienda online | Shopify, WooCommerce |
Cuándo necesitas software a medida
Hay señales claras de que un software genérico ya no alcanza:
1. Tu proceso tiene reglas que ningún software estándar contempla
“Nuestras cotizaciones dependen del tipo de cliente, la zona geográfica, el volumen histórico y una tabla de descuentos que cambia cada trimestre.”
Si tus reglas de negocio son complejas y específicas, un sistema genérico te va a obligar a hacer workarounds que con el tiempo se vuelven inmanejables.
2. Usas más de 3 herramientas para un solo proceso
Si para procesar un pedido necesitas revisar el correo, actualizar un Excel, ingresar datos en un sistema de facturación y enviar un WhatsApp manual al cliente, tienes un proceso fragmentado que está gritando por integración.
3. Pierdes información entre áreas
“Ventas cierra un trato, pero producción se entera tres días después.” Si la información no fluye automáticamente entre áreas, necesitas un sistema que conecte todo.
4. Tu equipo dedica más tiempo al sistema que al trabajo real
Cuando el software se convierte en un obstáculo en lugar de un habilitador, algo está mal. Si tu equipo pasa más tiempo alimentando herramientas que haciendo su trabajo, necesitas algo diseñado para ellos.
5. Necesitas escalar y tu herramienta actual no puede
Ese Excel que funcionaba con 100 registros se cae con 10,000. Ese sistema gratuito que servía para 3 usuarios no soporta 30. Si estás creciendo y tu tecnología no crece contigo, es momento de invertir.
Qué incluye un proyecto de software a medida bien hecho
No es solo “programar”. Un proyecto serio incluye:
1. Descubrimiento y alcance Antes de escribir una sola línea de código, se mapean tus procesos, se identifican los dolores reales y se define un alcance claro con un Documento de Alcance (SoW) que ambas partes firman.
2. Diseño de arquitectura Se define qué tecnologías usar, cómo se va a estructurar el sistema, cómo se va a escalar y cómo se integra con lo que ya tienes.
3. Desarrollo iterativo Se construye en sprints cortos (2 semanas típicamente) con demos al final de cada uno. Ves avances reales, das feedback, y el sistema se ajusta a lo que realmente necesitas.
4. Testing riguroso Pruebas funcionales, de seguridad, de rendimiento y de aceptación del usuario. No se entrega nada que no esté probado.
5. Despliegue y capacitación Puesta en producción planificada, migración de datos y capacitación a tu equipo para que usen el sistema con confianza.
6. Soporte post-entrega Garantía, mantenimiento, evolución del sistema y soporte técnico continuo. Un buen proveedor no desaparece después de entregar.
¿Cuánto cuesta y cuánto toma?
Rangos reales para el mercado peruano:
| Tipo de proyecto | Tiempo estimado | Inversión aproximada |
|---|---|---|
| MVP / Sistema simple | 6-8 semanas | S/ 15,000 - S/ 35,000 |
| Sistema empresarial medio | 3-4 meses | S/ 35,000 - S/ 80,000 |
| Plataforma compleja | 5-8 meses | S/ 80,000 - S/ 200,000+ |
Estos rangos son referenciales. El costo real depende del alcance, complejidad e integraciones requeridas.
El ROI que nadie te cuenta
El costo no es solo el precio del proyecto. Es lo que dejas de perder:
- Horas de trabajo manual eliminadas: Si 3 personas dedican 2 horas diarias a tareas que el sistema automatiza, ahorras 120 horas/mes. A S/ 25/hora = S/ 3,000/mes = S/ 36,000/año.
- Errores humanos reducidos: Un error de facturación, un pedido duplicado o una fecha mal ingresada puede costarte miles de soles. Un sistema bien hecho reduce estos errores a prácticamente cero.
- Velocidad de respuesta: Procesar un pedido en 5 minutos en lugar de 2 horas cambia la experiencia de tu cliente y tu capacidad de escalar.
Las preguntas que deberías hacer antes de contratar
Si estás evaluando un desarrollo a medida, estas preguntas te van a ayudar a filtrar proveedores:
- ¿Me entregan el código fuente? Si la respuesta es no, busca otro proveedor. El código debe ser tuyo.
- ¿Tienen un proceso documentado? Si no pueden explicarte cómo trabajan, no van a poder ejecutar bien.
- ¿Facturan por hitos? Pagar por adelantado sin entregables verificables es riesgoso.
- ¿Qué pasa después de la entrega? Si no ofrecen soporte y mantenimiento, te van a dejar solo cuando más los necesites.
- ¿Puedo ver avances cada 2 semanas? Si no hacen demos frecuentes, podrían estar construyendo algo que no es lo que pediste.
Conclusión: no es caro, es una inversión mal evaluada
El software a medida no es “caro” ni “barato”. Es una inversión que tiene sentido cuando tu operación lo justifica. La clave es evaluar honestamente si tus procesos, tu escala y tus planes de crecimiento realmente necesitan una solución personalizada, o si una herramienta estándar bien configurada es suficiente.
Lo que sí es caro es tomar la decisión equivocada: invertir en un desarrollo que no necesitabas, o seguir con herramientas genéricas que frenan tu crecimiento.
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